Mitigation Plan di Area Logistik, Pabrik, dan Operasional by Hadi Kuncoro

Terkait dengan kebijakan social distancing yang dikeluarkan oleh Presiden dan kemudian diikuti kebijakan turunan oleh masing-masing pemimpin daerah dengan mengeluarkan kebijakan WFH (work from home) diberlakukan mulai tanggal 16 hingga 27 Maret 2020.

Perusahaan-perusahaan besar sudah dan sedang mengambil serta menerapkan kebijakan tersebut terutama untuk karyawan-karyawan di head office. Namun, beberapa area yang masih memerlukan operasional fisik kehadiran karyawan seperti di area operasional logistik semisal gudang atau fulfilment centre atau juga area delivery pengiriman serta manufaktur – pabrik, banyak pemimpin perusahaan yang mengambil kebijakan penerapan dari arahan keputusan Presiden atau keputusan Gubernur tersebut.

Saya coba merumuskan kebijakan mitigasi di area operasional dan produksi yang tetap mengharuskan kehadiran fisik pekerja di tempat bekerja, baik itu di gudang, distribution centre, fulfilment centre, pabrik, workshop, pelabuhan dan seluruh area operasional.

Panduan dasar manajemen mitigasi terkait dengan Corona – Covid-19 :

Membangun ERT (Emergency Response Teams) atau sejenisnya, dimana perusahaan memiliki centre of information, plan, execution command, control and emergency rescue team yang terpusat dan dipimpin langsung oleh puncak pimpinan perusahaan.
Membangun system data dan informasi terkait dengan bencana yang sedang terjadi, seperti dashboard informasi update (daily or real time – silahkan diputuskan) yang digunakan sebagai helicopter view bagi pengambil kebijakan dana juga sebagai update informasi rutin agar seluruh karyawan mendapatkan informasi yang akurat dan valid (menghindari hoax yang semakin mudah dan banyak di digital era ini).
Team pusat informasi – wajib memastikan info-info yang valid berdasarkan data dan fakta yang resmi bukan sebuah spekulasi yang dapat membangun opini liar dan negatif di lingkungan kerja. Namun juga pusat informasi dapat mengendalikan overload informasi yang pada akhirnya menciptakan ketakutan yang tidak diperlukan dalam lingkungan kerja.
Bekerja sama dengan profesional dan tim ahli sehingga dapat melakukan pandangan strategis dari situasi ter-update dan melakukan reframing situasi apa yang terjadi dalam sebuah kebijakan yang tepat dan aman.
Dalam supply chain: planning and scheduling akan menjadi kunci bagaimana mengatur fluktuasi manajemen pengelolaan supply chain sehingga perencanaan management labor (tenaga kerja) dapat dikalkulasi dan direncanakan dengan baik dan optimum serta menghindari penumpukan labor dalam satu tempat.

Di beberapa industry, Corona virus telah mengakibatkan turunnya aktifitas operasional, baik itu di pabrik, gudang dan pengiriman. Namun di area lain seperti di e-commerce industry justru memberikan peluang peningkatan jumlah order dan kapasitas layanan.

Area operasional yang memerlukan kehadiran fisik baik di area logistics warehouse atau delivery – pengiriman dan juga area produksi pabrik akan mengalami peningkatan kapasitas kerja. Beberapa industri yang mengalami peningkatan kapasitas operasional kerja setelah kasus corona dan kebijakan WFH diberlakukan adalah sebagai berikut:

Area operasional fulfilment dan delivery industry untuk e-commerce industry
Pabrik produksi secondary yang men-supply finish goods untuk penjualan e-commerce (pabrik packaging, plastik, tape, dan pabrik-pabrik yang memiliki produk-produk terkait Corona, seperti imunitas, perlengkapan serta perlindungan diri, dan lain-lain
Services higienitas atau sanitasi, seperti layanan penyemprotan disinfectant dan hama

Kebijakan WFH ini telah dan akan memicu (trend dan prediksi) peningkatan order di area penjualan online atau e-commerce. Konsekuensi dari kebijakan ini maka area fulfilment centre harus menambah kapasitasnya dengan menambah jumlah pekerja dan shift kerja. Begitupun di area pengiriman, penambahan kapasitas dan peningkatan dropping point per riders menjadi lebih tinggi, artinya peluang untuk terjadi interaksi fisik meningkat di area logistics e-commerce.

Apakah perlu dilakukan lockdown office management – bekerja diisolasi tidak boleh keluar dan selama 14 hari bekerja di area warehouse fulfilment tanpa bergantian?

Rancangan mitigasi di area operasional logistik, produksi, dan jasa layanan adalah sebagai berikut:

Hindarkan birokrasi dalam hal-hal emergency response jika terjadi hal-hal darurat. Sediakan ERT (emergency response team) contact number dan sosialisasikan.
Perlengkapi peralatan perlindungan diri dan juga persiapkan pertolongan emergency rescue bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Perlengkapan dan alat perlindungan diri harus sesuai kebijakan WHO
Melakukan pendataan dan mencatat pergerakan orang keluar masuk ke area kerja logistik, baik gudang maupun pabrik dan juga perkuat sistem pencatatan dalam area pengantaran barang, terutama informasi data pengirim dan penerima barang.
Pengaturan group shift yang terkendali – bila memerlukan daily worker maka pergunakan daily worker yang terdaftar dan sudah dalam list karyawan daily worker regular. Lakukan pemantauan jejak kesehatan dari daily worker tersebut.
Contingency plan, jika ditemukan di antara karyawan pada area kerja terkena paparan virus Covid-19, lakukan kerjasama dengan rumah sakit rujukan dan persiapkan seluruh training pertolongan pertama di dalam area kerja.
Pengecekan rutin dari team medis paling tidak seminggu sekali untuk seluruh karyawan dianjurkan untuk dilaksanakan agar aksi preventif dalam menanggulangi penyebaran wabah dapat teridentifikasi lebih dini.